Wymiana dowodu osobistego to obowiązek, który prędzej czy później dotyczy każdego. Problem w tym, że procedura bywa myląca – wiele osób nie wie, czy zgłaszać się do urzędu w miejscu zameldowania, czy tam, gdzie faktycznie mieszkają. Do tego dochodzą pytania o dokumenty, terminy i koszty.
Dobra wiadomość: cała procedura jest prostsza, niż się wydaje. Wystarczy wiedzieć, do którego urzędu pójść i co ze sobą zabrać. Reszta to kwestia kilkunastu minut.
Do którego urzędu się udać
Dowód osobisty można wymienić w dowolnym urzędzie gminy w Polsce – nie ma znaczenia, gdzie jesteś zameldowany ani gdzie faktycznie mieszkasz. To zasada obowiązująca od 2015 roku, która znacznie ułatwiła życie osobom studiującym czy pracującym z dala od rodzinnych stron.
W praktyce oznacza to, że mieszkając w Krakowie, ale mając meldunek w Olsztynie, można spokojnie załatwić sprawę w krakowskim urzędzie dzielnicy. Nie trzeba jechać setki kilometrów ani tłumaczyć się z miejsca zamieszkania.
Wyjątkiem są osoby małoletnie poniżej 13. roku życia – w ich przypadku wniosek musi złożyć przedstawiciel ustawowy, ale również w dowolnym urzędzie gminy.
Nowy dowód zostanie wysłany do urzędu, w którym złożono wniosek – nie ma możliwości odebrania go w innej lokalizacji.
Kiedy trzeba wymienić dowód
Dowód osobisty wymienia się w kilku sytuacjach, nie tylko gdy upływa jego ważność. Warto znać wszystkie przypadki, bo zwlekanie może skończyć się mandatem.
Upływ terminu ważności
To najbardziej oczywista sytuacja. Dowody wydawane są na 10 lat dla osób dorosłych, 5 lat dla osób między 13. a 18. rokiem życia oraz bezterminowo dla osób powyżej 65. roku życia (choć wydane przed marcem 2015 roku mają określoną ważność).
Na wymianę dokumentu po upływie ważności masz 30 dni. Po tym terminie grozi mandat do 5000 złotych, choć w praktyce urzędnicy rzadko karają za kilkudniowe opóźnienie.
Zmiana danych osobowych
Każda zmiana danych zawartych w dowodzie wymaga jego wymiany. Dotyczy to:
- Zmiany nazwiska (najczęściej po ślubie)
- Zmiany imienia lub imion
- Zmiany miejsca zameldowania
- Zmiany wzrostu (jeśli różnica przekracza 5 cm)
- Zmiany koloru oczu
Ciekawostka: zmiana adresu zamieszkania (bez zmiany miejscowości) nie wymaga wymiany dowodu – można zgłosić ją oddzielnie, a informacja trafi do systemu bez konieczności wydawania nowego dokumentu.
Uszkodzenie lub utrata
Zniszczony, zgubiony lub skradziony dowód również trzeba wymienić. W przypadku kradzieży warto najpierw zgłosić sprawę na policji – potwierdzenie przyspieszy procedurę i zabezpieczy przed ewentualnym wykorzystaniem dokumentu przez osoby trzecie.
Jakie dokumenty zabrać ze sobą
Lista dokumentów potrzebnych do wymiany dowodu jest krótka. Podstawą jest fotografia – jedna sztuka, aktualna, kolorowa, na jasnym tle, wymiary 35×45 mm. Zdjęcie musi spełniać normy biometryczne, więc najlepiej zrobić je w profesjonalnym zakładzie fotograficznym, informując, że jest przeznaczone do dowodu osobistego.
Jeśli wymiana wynika ze zmiany danych osobowych, trzeba zabrać dokument potwierdzający tę zmianę – na przykład akt małżeństwa przy zmianie nazwiska lub decyzję administracyjną przy zmianie imienia.
Stary dowód osobisty (jeśli go posiadasz) również zabierz – zostanie unieważniony i zwrócony z odpowiednią adnotacją.
Nie potrzebujesz:
- Aktu urodzenia (urząd ma dostęp do rejestru PESEL)
- Zaświadczenia o zameldowaniu
- Dodatkowych zdjęć (jedno wystarczy)
Wniosek o wydanie dowodu wypełnia się na miejscu w urzędzie – nie trzeba niczego wcześniej pobierać ani drukować.
Ile to kosztuje
Pierwsza wymiana dowodu w związku z upływem ważności jest bezpłatna. Dotyczy to również wymiany ze względu na zmianę danych osobowych wynikającą z przepisów prawa (na przykład po ślubie) oraz wydania pierwszego dowodu dla osoby, która ukończyła 18 lat.
W pozostałych przypadkach obowiązuje opłata:
- 30 złotych – standardowa opłata za wydanie dowodu
- 50 złotych – przy zmianie danych na własny wniosek (np. zmiana imienia z przyczyn osobistych)
Opłatę wnosi się przelewem na rachunek urzędu lub gotówką w kasie – zależy od możliwości danej jednostki. Potwierdzenie wpłaty dołącza się do wniosku.
Jak długo czekać na nowy dokument
Standardowy czas oczekiwania to 30 dni od złożenia wniosku. W praktyce bywa różnie – w małych gminach dowód często jest gotowy po dwóch tygodniach, w dużych miastach pełne 30 dni to norma, zwłaszcza w okresach wzmożonego ruchu (przed wakacjami, po Nowy Rok).
Urząd powiadomi SMS-em lub mailem, gdy dokument będzie gotowy do odbioru. Warto podać aktualny numer telefonu i adres e-mail we wniosku.
Tryb pilny – czy ma sens
Istnieje możliwość wydania dowodu w trybie przyspieszonym, ale wiąże się to z dodatkowymi kosztami i nie zawsze jest dostępna. Tryb pilny kosztuje około 100 złotych dodatkowo i teoretycznie skraca czas oczekiwania do kilku dni roboczych.
Problem w tym, że nie każdy urząd oferuje taką opcję – zależy to od technicznych możliwości danej jednostki. Przed złożeniem wniosku warto zadzwonić i zapytać, czy przyspieszona procedura jest możliwa.
Co zrobić, gdy potrzebujesz dokumentu od razu
Jeśli wymiana dowodu wynika z upływu ważności lub utraty dokumentu, a potrzebujesz tożsamości na już – na przykład przed zaplanowaną podróżą – masz dwie opcje.
Pierwsza to paszport. Można go wydać w trybie pilnym w ciągu kilku dni (koszt około 260 złotych). Paszport służy nie tylko do podróży zagranicznych – jest równie ważnym dokumentem tożsamości jak dowód osobisty i można nim posługiwać się w Polsce.
Druga opcja to tymczasowe zaświadczenie tożsamości, które wydaje policja. Ma ograniczoną ważność (zwykle 2 miesiące) i nie wszystkie instytucje je akceptują, ale w sytuacjach awaryjnych może być pomocne.
Odbiór nowego dowodu
Po otrzymaniu powiadomienia o gotowości dokumentu masz 30 dni na jego odbiór. Jeśli nie odbierzesz go w tym terminie, dowód zostanie zniszczony, a będziesz musiał złożyć nowy wniosek i ponownie uiścić opłatę (jeśli była wymagana).
Do odbioru potrzebujesz dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem (paszport, prawo jazdy). Jeśli wymieniasz dowód właśnie dlatego, że nie masz żadnego dokumentu tożsamości, urząd może poprosić o zaświadczenie od świadka lub inne potwierdzenie tożsamości.
Przy odbiorze sprawdź, czy wszystkie dane są poprawne – później korekta wymaga ponownej procedury wymiany. Zwróć uwagę szczególnie na:
- Poprawność imienia i nazwiska (w tym polskie znaki)
- Numer PESEL
- Datę urodzenia
- Adres zameldowania
- Jakość zdjęcia
Jeśli znajdziesz błąd, od razu zgłoś to urzędnikowi. Gdy pomyłka wynika z winy urzędu, wymiana będzie bezpłatna.
Stary dowód osobisty zostanie dziurkowany lub przecięty po przekątnej – możesz go zachować jako pamiątkę, ale nie ma już żadnej mocy prawnej.
Najczęstsze problemy i jak ich uniknąć
Zdjęcie niespełniające norm to powód numer jeden, dla którego wnioski są odrzucane. Urzędnik ma prawo nie przyjąć fotografii, jeśli nie spełnia wymogów biometrycznych – twarz musi zajmować odpowiednią część kadru, tło być jednolite, a na zdjęciu nie może być okularów z ciemnymi szkłami ani nakrycia głowy (z wyjątkiem uzasadnień religijnych).
Drugi częsty problem to brak aktualnego potwierdzenia zmiany danych. Jeśli wymieniasz dowód po ślubie, a akt małżeństwa został sporządzony niedawno, upewnij się, że dane trafiły już do systemu. Czasem trzeba poczekać kilka dni roboczych.
Trzecia pułapka: mylenie adresu zameldowania z adresem do korespondencji. W dowodzie widnieje wyłącznie adres zameldowania stałego lub czasowego. Jeśli mieszkasz gdzie indziej, możesz podać adres korespondencyjny we wniosku – tam urząd wyśle powiadomienie o gotowości dokumentu, ale w samym dowodzie i tak będzie figurował adres meldunku.